Angaben gemäß § 5 DDG

1. Datenschutz auf einen Blick und Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für zwei Nutzungen, die datenschutzrechtlich unterschiedlich weit reichen.

Besuch der Website secureos.de. Die Website ist eine reine Informationsseite: keine Anmeldung, keine Formulare, keine Cookies oder vergleichbaren Speichermechanismen, keine Inhalte fremder Anbieter. Verarbeitet werden ausschließlich die technisch notwendigen Server-Logfiles, die beim Abruf der Seite anfallen. Für Besucher der Website sind daher nur die Abschnitte 2 (Verantwortlicher), 5 (Hosting), 6 (Server-Logfiles) sowie 12 bis 15 einschlägig.

Nutzung des Portals für den Dateiaustausch. Das Portal dient Geschäftskunden und deren autorisierten Nutzern zum sicheren Austausch von Daten und Dokumenten per Up- und Download und setzt ein Benutzerkonto voraus. Für Portalnutzer gilt diese Erklärung vollständig; die Abschnitte 3, 4 und 7 bis 11 betreffen ausschließlich die Nutzung des Portals.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dieser Website und dem Betrieb des Portals ist der im Impressum genannte Anbieter.

Weitere Informationen zum Datenschutz und die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie unter: Datenschutz

3. Zweck des Portals und verarbeitete Daten

Das Portal dient ausschließlich dem geschäftlichen Austausch von Daten und Dokumenten zwischen uns, unseren Kunden und sonstigen hierzu berechtigten Geschäftspartnern.

Im Rahmen der Nutzung können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Name und geschäftliche Kontaktdaten des Nutzers
• Benutzername und E-Mail-Adresse
• Angaben zur Organisation bzw. zum Unternehmen des Nutzers
• Anmelde-, Zugriffs- und Nutzungsdaten
• IP-Adresse
• Zeitpunkte von Anmeldungen sowie Up- und Downloads
• Dateinamen, Ordnerstrukturen und sonstige Dateimetadaten
• Inhalte der hochgeladenen oder bereitgestellten Dateien, soweit diese personenbezogene Daten enthalten

Die Verarbeitung erfolgt, soweit sie für die Durchführung eines Vertrags mit der betroffenen Person erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Nutzern, die für einen Kunden, Geschäftspartner oder eine sonstige Organisation tätig sind, erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren, nachvollziehbaren und effizienten Durchführung des geschäftlichen Datenaustauschs.

4. Verarbeitung hochgeladener Dateien

Welche Inhalte über das Portal ausgetauscht werden, wird grundsätzlich durch die jeweils berechtigten Nutzer beziehungsweise deren Unternehmen bestimmt.

Soweit personenbezogene Daten innerhalb von Dateien enthalten sind, ist das jeweils hierfür verantwortliche Unternehmen dafür verantwortlich, dass die Übermittlung, Speicherung und sonstige Verarbeitung dieser Daten datenschutzrechtlich zulässig ist.

Soweit wir personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag eines Kunden und nach dessen Weisungen verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. In diesen Fällen gelten ergänzend die mit dem jeweiligen Kunden vereinbarten Regelungen zur Auftragsverarbeitung und die darin festgelegten technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Soweit wir personenbezogene Daten dagegen für eigene vertragliche oder gesetzliche Zwecke verarbeiten und die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung selbst bestimmen, erfolgt die Verarbeitung in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.

5. Hosting

Wir hosten die Website, das Portal und die hierfür erforderlichen Systeme bei:

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Deutschland

Hetzner stellt uns die technische Infrastruktur für den Betrieb der Website und des Portals zur Verfügung und kann dabei technisch bedingt Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten.

Soweit Hetzner personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

6. Server-Logfiles und technische Protokolldaten

Beim Aufruf der Website und beim Zugriff auf das Portal werden durch die eingesetzten Server automatisch technische Informationen verarbeitet. Hierzu können insbesondere gehören:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Ressourcen
• technische Status- und Fehlermeldungen

Die Verarbeitung dieser Daten ist erforderlich, um den technischen Betrieb, die Stabilität und die Sicherheit von Website und Portal zu gewährleisten sowie Fehler und mögliche unberechtigte Zugriffe erkennen und nachvollziehen zu können.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb von Website und Portal sowie im Schutz der darin gespeicherten Daten.

Beim reinen Besuch der Website secureos.de ist dies die einzige Verarbeitung personenbezogener Daten. Weitergehende Verarbeitungen entstehen erst mit der Anmeldung am Portal.

7. Benutzerkonten und Zugriffsberechtigungen

Der Zugang zum Portal ist grundsätzlich auf autorisierte Nutzer beschränkt. Zur Verwaltung der Benutzerkonten und Zugriffsberechtigungen werden die hierfür erforderlichen Benutzer-, Organisations- und Berechtigungsinformationen verarbeitet.

Nutzer erhalten ausschließlich Zugriff auf die für sie beziehungsweise ihr Unternehmen freigegebenen Bereiche, Ordner und Dateien.

Zugriffs- und Berechtigungsinformationen können zu Sicherheits-, Nachweis- und Administrationszwecken protokolliert werden.

8. Technisch notwendige Cookies und Sitzungsinformationen

Das Portal kann technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichermechanismen verwenden. Diese dienen insbesondere der Anmeldung, der Verwaltung einer Benutzersitzung, der Sicherheit des Zugangs und der Bereitstellung der angeforderten Funktionen.

Technisch notwendige Cookies werden nicht zu Werbe-, Profiling- oder Marketingzwecken eingesetzt.

9. Empfänger personenbezogener Daten

Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten nur Personen und Stellen, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Hierzu können insbesondere gehören:

• autorisierte Mitarbeiter unseres Unternehmens
• vom jeweiligen Kunden autorisierte Nutzer
• technische Administratoren und Supportmitarbeiter
• von uns eingesetzte IT- und Hosting-Dienstleister
• weitere Auftragsverarbeiter, soweit dies für Betrieb, Sicherung oder Wartung des Portals erforderlich ist

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht, dies zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen erforderlich ist oder eine entsprechende Verpflichtung besteht.

10. Vertraulichkeit

Die über das Portal bereitgestellten Daten und Dokumente können vertrauliche oder geschäftlich sensible Informationen enthalten.

Für den Zugriff und die Verwendung dieser Informationen gelten die mit dem jeweiligen Kunden oder Geschäftspartner vereinbarten Vertraulichkeits-, Geheimhaltungs- und NDA-Regelungen.

Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem: Compliance-Hub

Datenschutzrechtliche Verpflichtungen und vertragliche Geheimhaltungsverpflichtungen gelten unabhängig voneinander.

11. Sicherheit der Verarbeitung

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der über das Portal verarbeiteten Daten. Die Maßnahmen dienen insbesondere dem Schutz vor Verlust, Manipulation sowie unberechtigtem Zugriff und berücksichtigen den Stand der Technik, Art und Umfang der Verarbeitung sowie die damit verbundenen Risiken.

Der Zugriff auf das Portal und die darin bereitgestellten Daten wird durch Benutzer- und Berechtigungskonzepte beschränkt.

Nutzer sind verpflichtet, ihre persönlichen Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und dürfen diese nicht an unberechtigte Dritte weitergeben.

12. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche beziehungsweise vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Benutzerkonten und zugehörige Daten können insbesondere für die Dauer der Geschäftsbeziehung beziehungsweise der jeweiligen Zugriffsberechtigung gespeichert werden.

Über das Portal ausgetauschte Dateien werden entsprechend dem jeweiligen geschäftlichen Zweck, den vertraglichen Vereinbarungen und den hierfür festgelegten Lösch- und Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen oder vertraglichen Gründe einer Löschung entgegenstehen. Daten können für einen begrenzten Zeitraum noch in technisch erforderlichen Sicherungen enthalten sein und werden im Rahmen der regulären Sicherungszyklen gelöscht beziehungsweise überschrieben.

13. Ihre Rechte

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten
• Löschung personenbezogener Daten
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte sowie bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich an die im Impressum beziehungsweise in unserer Datenschutzerklärung genannten Kontaktstellen wenden.

14. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

15. Weitere Informationen

Weitere allgemeine Informationen zum Datenschutz finden Sie unter: Datenschutz

Angaben zum Anbieter des Portals finden Sie unter: Impressum

Informationen zu Compliance, Vertraulichkeit und Geheimhaltungsregelungen finden Sie in unserem: Compliance-Hub